Au mois de Mai 2014, nous avons signé un contrat avec le conseil mondial des coopératives de crédit (WOCCU) représenté par le chef du parti, Patrick Muruiki. L'objectif du contrat était de fournir quatre coopératives de crédit au Libéria avec Loan Performer afin d'informatiser leurs opérations pour la toute première fois.

WOCCU était le seul sponsor du projet d'informatisation des quatre coopératives de crédit qui se situent dans des régions différentes au Libéria. Le conseil a payé les licences, la formation et la mise en œuvre du logiciel. Les coopératives de crédit qui ont bénéficié du projet sont comme suit: Unity People’s Savings and Credit Union (UPSCU) située à la ville de Buchanana, Multi National Credit Union (MNCU) située à la ville de Red Lighty, Unity Savings Credit Union (USCU) située à la ville de Grand Gedeh et Trust Savings and Credit Union (TSCU) située à la ville de Ganta.

Robert Bagaiga, membre de l'équipe de support et de formation de Crystal Clear Software Ltd a assuré la formation complète pendant 12 jours du 26 Mai 2014 au 6 Juin 2014. La formation avait onze participants de toutes les quatre coopec et nous avons aussi été honoré par la présence de M. Michael W. Pewumu, le chef adjoint du parti.

Nous avons également effectué la mise en œuvre auprès de toutes les quatre coopératives de crédit dans les différentes régions. Cela a inclus l'installation de SQL Server et de Loan Performer sur le serveur, les postes de travail et la connexion.

En utilisant Loan Performer, WOCCU envisage d'améliorer les opérations des coopec surtout le tirage de rapports financiers en temps réel pour que l'équipe de direction puisse avoir des informations financières nécessaires pour prendre des décisions.

Etant les toutes premières coopératives de crédit à être informatisées partout dans le Libéria, Robert dit que: «Je me sens honoré d'être le premier consultant de CCS à gérer un tel projet au Libéria. C'est historique».

Lors de la mise en œuvre du système, le formateur a rencontré quelques problèmes qu'il faut noter même s'ils n'ont pas empêché le progrès du projet:

1. Les coopératives de crédit étaient nouvelles sans produits de crédit ni d'épargne. Cela a rendu la configuration de LPF difficile car il fallait débattre des procédures, des taux et méthodes de calcul des intérêts, des charges, des méthodes de calcul des pénalités et ainsi de suite.
   
   
2. Lors de la configuration du réseau et du serveur, le responsable informatique n'était pas présent. Il a donc raté l'occasion.
   
   
3. Afin de gagner un peu de temps, il est conseillé de configurer les ordinateurs à utiliser lors de la formation avant le commencement. Ce n'était pas le cas.
   
4. Une bonne connexion internet est très importante afin d'obtenir du soutien rapide auprès du département de support en cas des problèmes avec Loan Performer.

Robert dit que «Nous conseillons à toutes les institutions de microfinance d'avoir un manuel du système d'information de gestion (SIG) qui peut définir plusieurs contrôles tels que l'heure de sauvegarde et la personne en charge, les niveaux et droits d'accès des utilisateurs, la politique sur les mots de passe, qui peut créer/modifier les utilisateurs et beaucoup d'autres contrôles».

Dans cette rubrique, notre gérant de l'équipe technique vous présente quelques petites astuces qui peuvent vous faciliter l'utilisation de Loan Performer et le rendre convivial.

Mise à du cache de Loan Performer 8
Lorsque vous vous connecté à Loan Performer le message «Voulez - vous mettre à jour votre base de données locale» s'affiche. Loan Performer met en cache les informations communes utilisées fréquemment pour qu'elles soient rapidement accessibles à l'utilisateur. Il est recommandé d'accepter en cliquant sur «Ok».

Tentatives de connexion multiples

Inscription des clients
Le message suivant s'affiche lors de l'enregistrement des détails du nouveau client sans entrer la «date de naissance» sur l'onglet «Données personnelles».

Cela arrive parce que l'option «Âge minimum de client permis lors de l'inscription» est activée par défaut sur le menu Registre partie 2. Si vous souhaitez enregistrer de nouveaux clients sans être forcément obligé d'entrer la «date de naissance», rendez - vous sur le menu Système\Configuration\Registre partie 2 et définissez l'âge minimum en tant que 0. Cliquez sur «Enregistrer». La même procédure et fenêtre s'appliquent aux autres champs tels que le prénom, le second prénom et le nom.

Modification de transactions automatiques
Les transactions automatiques sont les opérations automatiquement imputées au grand livre par le système telles que les remboursements de crédit, les dépôts/retraits d'épargne etc. Par défaut, ces transactions ne sont pas modifiables à travers le menu Comptabilité\Ajouter et modifier des transactions. Pour que vous puissiez modifier les transactions automatiques, rendez - vous sur le menu Système\Configuration\Comptabilité. Activez la case à cocher «Transactions automatiques peuvent aussi être modifiées avant la clôture du jour». Remarquez que les transactions ne devraient pas être dans une période clôturée.

Loan Performer est lent
Si vous remarquez que Loan Performer est lent, faites les vérifications suivantes:

1. Si le système est trop lent, vous allez souvent remarquer que l'utilisation de l'unité centrale (UC) par le serveur SQL est tellement lente alors que l'activité de pagination du système est très élevée. Cela signifie que le système est privé de la mémoire vive. Cela arrive normalement lorsque l'utilisateur de LPF tente de récupérer des transactions qui couvrent plusieurs années. Il est conseillé de récupérer ces transactions par lot ou d'augmenter votre mémoire vive (RAM).

Beaucoup de clients utilisant, jusqu'à présent, la version 7 de Loan Performer souhaitent migrer vers la version 8. Cet article va vous expliquer comment passer facilement à la version 8 de LPF et les conditions requises.

Nous avons annoncé, il y a environ 4 ans, qu'à la sortie de la version 8 nous fournirions plus les mises à jour de la version 7 à part la correction des bogues. Toutes les nouvelles fonctionnalités iraient dans la version 8.
Loan Performer 7 est livré soit avec une base de données FoxPro ou SQL. Puisque la base de données SQL est mieux et que SQL Server Express est gratuit, nous avons abandonné la base de données FoxPro avec la version 8. Si votre organisation utilise la version 7 avec la base de données SQL, alors, nous mettrons à jour votre base de données vers la version 8 de Loan Performer. Toutefois, si vous utilisez la version 7 de LPF avec la base de données FoxPro, alors, le processus de conversion est compliqué et peut correctement être effectué par nous à 300$ par base de données dans un délai de 24 heures dès le commencement.
Parfois, il peut y avoir des incohérences entre les transactions des deux versions 7 et 8 telles que le nombre de clients, le total des parts sociales, des épargnes des crédits etc. En général, les données de la version 8 sont plus fiables et les incohérences peuvent être provoquées par les données corrompues de la base de données Foxpro ou s'il y a des clients qui ont des codes qui n'existent pas dans les tables de la version 8 p.ex. des codes des zones géographiques. Nous vous donnerons un rapport sur les incohérences et essayerons de les résoudre s'il est possible de le faire avant l'expiration du délai de 24 heures. Si nous n'arrivons pas à les résoudre dans le délai, nous vous enverrons plus tard des correctifs pour corriger les erreurs.

Préparation à la mise à jour

• Quant aux responsables informatiques, apprenez et testez la version 8 de LPF.
• Les ordinateurs devraient avoir le processeur Pentium avec le système d'exploitation Windows 7 ou 8 et la mémoire vive (RAM) de 4 Go. Les serveurs devraient avoir le processeur Pentium avec Windows Server 2003 ou supérieur et la mémoire vive (RAM) de 4 Go.
• Installez SQL server 2008 R2 (Recommandé) sur Windows Server 2008 et inférieur. Pour Windows Server 2012, vous avez besoin de SQL Server 2012. Le programme d'installation de Loan Performer 8 sur notre site web est livré avec SQL Server 2008R2 Express. Pour en savoir plus sur la configuration requise, rendez - vous sur le site web http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms143506(v=sql.105).aspx.
• Dot net Framework 4.0 ou supérieur doit être installé sur les ordinateurs. Celui - ci est également livré avec le programme d'installation de LPF. Pour en savoir plus sur la configuration requise de dot net framework, rendez - vous sur le site web:  http://msdn.microsoft.com/en us/library/8z6watww.aspx.

Attentes après la mise à niveau

• Soldes de la version 7 sont passés à la version 8 tels quels.
• Il faut également noter que certains rapports de la version 8 ont plus de filtres que ceux de la version 7. Par exemple, dans la version 7, les rapports de crédit excluent les crédits passés en perte ou rééchelonnés tandis que ceux - ci sont inclus dans la version 8 mais avec une option de les exclure au besoin.
• La vitesse des deux versions est différente due à la plateforme d'édition différente. La vitesse de la version 7 est mieux que celle de la version 8 mais avec la configuration requise cela n'est pas un problème du tout. Si dans la version 7 vous sélectionniez un client en affichant toute la liste de clients, dans la version 8 c'est plus rapide si vous saisissez le numéro de client si vous le connaissez.. En plus, si vous connaissez le nom de client, vous pouvez saisir la première lettre du nom, disons «N» pour que le système affiche rapidement seulement les clients dont le nom commence avec la lettre saisie.  
• Certains rapports ont déjà été convertis en dot net framework par exemple le relevé de compte, le rapport de transactions en espèces et le rapport de soldes d'épargne. Si vous rencontrez une erreur lors de l'ouverture de ces rapports, ne vous en faites pas. Assurez - vous que vous avez le dot net framework 4.0 ou supérieur installé sur votre machine.
• Lors de l'installation ou de mise à jour de la version 8, n'oubliez pas d'enregistrer les fichiers dll en exécutant le fichier «Register.bat», de supprimer tous les fichiers dans le dossier «Lookup» et les fichiers temporaires dans le dossier «Temp» (Exécutez %Temp% dans Windows).

Finalement, la version 8 vous offre davantage si vous savez bien l'utiliser. La sauvegarde de la base de données est différente. On a déjà parlé des types de sauvegarde «Différentiel» et « Complet». Actualisez votre manuel du SIG avec tous ces nouveautés.

La gestion de la trésorerie est très importante et il faut donc maîtriser comment configurer Loan Performer à cette fin. Toute lacune peut entraîner la fraude dans l'organisition. Peut-être cet article vous aidera à combler les lacunes?

Comment ouvrir et fermer la caisse?

Le matin, l'argent est pris du coffre - fort et distribué aux caissiers. À la fin de la journée, le solde est retourné au coffre - fort. Comment achever cette tâche dans Loan Performer ?

Tout d'abord, assurez - vous que les comptes de caisse des caissiers et du coffre - fort ont été créés dans le menu Système->Configuration->Comptes de caisse.

Puis, vous devez donner aux caissiers les droit d'accès appropriés aux comptes de caisse. Définissez en même temps le montant de retrait maximum qu'un caissier peut traiter sans demander autorisation du gérant (Voir le menu Épargne\Autoriser les retraits au - delà de la limite du caissier). Il est aussi possible de donner à un caissier accès à plus d'un compte de caisse en désactivant la case à cocher “Ce compte de caisse seulement” et en sélectionnant les comptes de caisse tandis que vous gardez enfoncé la touche Maj. de votre clavier. Pour cela, rendez - vous sur le menu Système->Configuration->Utilisateurs (Voir l'image ci - dessous):

En plus, les caissiers devraient seulement être limités aux menus de LPF dont ils ont besoin pour travailler. Pour cela, rendez - vous au menu Système->Configuration->Droits d'accès d'utilisateur. Là, il suffit de cocher la case du menu auquel l'utilisateur peut accéder (Voir l'mage au - dessous).

Pour que la saisie de données soit facile et rapide, vous devriez définir les motifs de cash p.ex. «Transfert quotidien du cash aux caissiers», «Transport» etc. Pour cela, rendez - vous sur le menu Fichiers de support->Motifs de caisse et liez - les aux comptes GL correspondants dans le Plan comptable (Voir l'image ci - dessous):

Comme exemple, imaginez - vous que le caissier 1 reçoit 60,000,000 le matin au commencement de la journée.

Le responsable du coffre - fort p.ex. un «Superviseur» transfère «60,000,000» du coffre - fort au caissier 1. Pour cela, le superviseur se rend sur le menu «Caisse/Entrées en espèces» pour entrer ce paiement en sélectionnant le Caissier 1 et «l'ID du motif de caisse» au (Le Caissier 1 a déjà été spécifié dans le menu «Fichiers de support/Motifs de caisse» et lié à son compte GL).

Ensuite, le caissier se connecte à Loan Performer pour se rendre sur le menu «Caisse/Entrées en espèces». Son solde doit être de 60,000,000. Il effectue une opération telle que «Paiement du loyer de 10,000,000» en sélectionnant l'ID du motif de caisse «Loyer» qui est dans les coulisses lié au compte GL du loyer de bureau. Il lui reste maintenant un solde de «50,000,000». Ça continue comme ça et à la fin de la journée, il devrait tirer le «Rapport de transactions en espèces”. Il vérifie si le solde de caisse dans le rapport est égal à celui dans la caisse. Dans ce cas, il retourne le solde au coffre - fort tout à travers le menu «Caisse/Entrées en espèces”. Par conséquent, il devrait tirer le «Rapport de transactions en espèces» montrant qu'il a un solde de zéro et prend l'argent physique et les reçus du jour au superviseur pour signer. Avec la signature et le solde physique retourné au coffre - fort, la caisse est fermée.

Quelques conseils:
- Chaque caissier devrait avoir son propre compte GL de caisse pour éviter la confusion.
- Chaque caissier devrait avoir accès à son compte seulement
- En cas d'une erreur, il doit y avoir une procédure pour qu'un tiers surtout le comptable puisse vérifier et corriger ça. Les caissiers ne devraient pas corriger leurs opérations eux - mêmes.
- Imprimez les reçus de toutes les transactions et configurez LPF d'imprimer ces reçus automatiquement. À la fin de la journée, vérifiez que tous les numéros de reçu sont là et si vous avez activé le Journal de reçus, Imprimez de nouveau les reçus qui manquent.

Nous vous avons envoyé quelques questions pour évaluer le bulletin d'information de Loan Performer. Merci pour toutes vos réponses, l'analyse est comme suit:

1) 60% de lecteurs lisent toujours le bulletin d'information alors que 40% le lisent parfois. Peut - être ceux qui ne le lisent jamais n'ont pas répondu au questionnement?

2) 45% lisent tous les articles alors que 55% lisent certains des articles.

3) 50% préfèrent les articles techniques sur comment utiliser Loan Performer, 15% préfèrent les profils des institutions de microfinance, 15% préfèrent les profils des consultants alors que 15% préfèrent les articles généraux.
Nous concluons qu'il n'y a pas besoin de changer le mélange.

4) 40% trouvent la mise en page attrayante, 55% la trouvent moyenne alors que 5% ne la trouvent pas attrayante.
Nous concluons que la mise en page devrait être améliorée.

6) 10% préfèrent recevoir le bulletin d'information hebdomadairement, 15% préfèrent tous les 15 jours, 75% préfèrent le recevoir mensuellement.
Nous concluons que la fréquence est bonne.

Quelques commentaires sélectionnés au hasard:
- «En tant que responsable informatique novice, j'ai appris l'installation et le dépannage de LPF»

- «Je dis bravo à l'équipe de Crystal Clear pour la détermination à faire de Loan Performer le numéro un»

- «... votre plus grand succès a été d'aider ceux qui n'ont pas de bailleurs de fonds et n'ont pas les moyens d'acheter d'autres SIG»

-"Le bulletin d'information est fascinant et je suis heureux de faire partie de cette grande famille de Loan Performer."

Cette rubrique vous présente nos représentants dans les différents pays qui peuvent vous aider avec la formation, la mise en œuvre ou du soutient en cas de problèmes avec Loan Performer. Cette fois - ci, nous avons l'honneur de vous présenter l'un de nos représentants au Burkina Faso, M. Moussa TASSEMBEDO de LESSOKON Sarl. 

M. Moussa TASSEMBEDO, notre représentant au Burkina Faso

LESSOKON Sarl (www.lessokon.com) est un cabinet d’études spécialisé en microfinance basé à Ouagadougou au Burkina Faso. En plus de ses domaines traditionnels de compétences en lien avec le secteur de la microfinance, LESSOKON accompagne les Institutions de Microfinance (IMF) à l’informatisation de leurs Systèmes d’information de Gestion avec le logiciel Loan Performer (LPF). Le cabinet représente en effet Crystal Clear Software Ltd (Concepteur de LPF) depuis 2005 au Burkina Faso. Voici une liste complète de consultants effectués par rapport à Loan Performer, rendez - vous sur ce site web.

Le personnel de LESSOKON Sarl a été formé par Crystal Clear Software Ltd en 2005 et 2013 aux versions 7 et 8 du logiciel.

Le cabinet a actuellement un portefeuille d’une demi-douzaine d’institutions de Microfinance (IMF) qu’il accompagne en collaboration avec le support en ligne de Crystal Clear Software Ltd.

Les contacts de LESSOKON Sarl sont comme suit:
Tél: 50-39-86-01, 50-39-97-68
Portable: 70-26-41-67, 70-31-57-37
Courrier électronique: info@lessokon.com

Tous les premiers Lundi du mois, nous avons une formation de 12 jours sur Loan Performer 8 (2 semaines: Du Lundi au Samedi de 09h00 à 17h00). La prochaine formation commencera Lundi, le 1er Septembre 2014 sur nos locaux à Kampala. Le coût de la formation est de 750$ par personne. A la fin de la formation, les participants doivent passer un test et un certificat leur sera décerné une fois le test réussi. Cliquez ici pour télécharger le calendrier de formation.

Si Kampala est très loin, vous pouvez opter pour la formation en ligne. La formation complète consiste en 12 sessions de 4 heures à 150$ par session. Nous pouvons également personnaliser cette formation à vos besoins.

Nous allons assurer une «Formation spécialisée» sur Loan Performer 8 ciblant les utilisateurs qui souhaitent connaître tous les nouveautés et les modules complémentaires de cette version. Elle va se dérouler sur 4 samedi au mois de Septembre sur nos locaux à Kampala. Nous pouvons également organiser cette formation en ligne à la demande. Le calendrier de formation est disponible, cliquez ici.

Besoin d'aide? Consultez l'Aide en ligne de Loan Performer ou bien rendez - vous au Support en direct pour discuter avec notre équipe de soutien.